Kan du ikke lave en skarp aflevering til din kollega, fordi du ikke ved, hvor han står på banen? Er det svært at kontrollere modtagelsen af bolden fordi du først ser den når den rammer dig? …og har I svært ved at score, fordi I ikke kan se målet?
En analyse af danske dagligvareleverandørers go-to-market processer foretaget i et samarbejde mellem DLF, CBS og effectlauncher viser at godt halvdelen af virksomhederne oplever at de i overført betydning spiller fodbold i tåge.
Den gode nyhed er, at det er relativt enkelt at få tågen til at lette. Den dårlige nyhed er at relativt få virksomhedsledere er opmærksomme på, hvor stor betydning det har for produktiviteten, lønsomheden og arbejdsglæden i virksomheden og dermed er villige til at prioritere området.
Det er grundlæggende ikke en kompliceret opgave – det kræver blot lidt benarbejde inden for disse 4 områder:
- Beskriv jeres arbejdsgange
- Tilknyt best-practice værktøjer og checklister
- Definer tydelige roller og ansvar
- Etabler et effektivt mødeflow
Lad os kigge lidt nærmere på hvert af de 4 områder:
1) Beskriv jeres arbejdsgange
Blot halvdelen af virksomhederne har beskrevet deres arbejdsgange i form af hvad der skal ske hvornår og det fører ofte til forvirring og frustration pga for mange fejl og for megen brandslukning. Velbeskrevne arbejdsgange er en hel basal forudsætning for at skabe forståelse for samarbejdet på tværs af virksomheden og dermed at minimere silotænkning og suboptimering.
2) Tilknyt best-practice værktøjer og checklister
Kun ca 40% af virksomhederne benytter fælles best-practice værktøjer og checklister i deres arbejdsgange og dermed går de glip af et stort produktivitetspotentiale. Opsamlingen af erfaringer i form af best-practice i fælles værktøjer og checklister sikrer, at det er tydeligt hvordan aktiviteterne skal gennemføres og dermed minimeres risikoen for fejl samtidig med at hastigheden hvormed aktiviteterne gennemføres øges.
3) Definer tydelige roller og ansvar
Der bruges for megen tid på løbende diskussioner om hvem der har ansvaret for opgaverne mellem afdelinger og de enkelte medarbejdere og boldene falder ofte mellem stolene. Der er derfor vigtigt at ledelsen tager ansvar for at definere hvem der har hvilke roller i forhold aktiviteterne på tværs af organisationen. Dette dels for at nedbryde eventuelle siloer og dels for at sikre at det er de bedst kvalificerede medarbejdere der løser opgaverne.
4) Etabler et effektivt mødeflow
Lidt forenklet sagt kan værdien af et møde gøres op i om der er sket en tydelig kommunikation og/eller truffet konkrete beslutninger på mødet. Sker det ikke kompenseres der ofte ved at holde flere møder og konsekvensen af det stigende antal møder er typisk enten at medarbejderne holder op med at komme til dem eller måske nok er fysisk men ikke mentalt til stede. Midlet mod ”mødeinflationen” er at beskrive og forankre følgende i organisationen
- Et tydeligt formål/mandat for det enkelte møde
- En relevant og gerne snæver deltagerkreds
- Hvem orienteres henholdsvis tager action på beslutningerne i forlængelse af mødet
- En optimal frekvens og timing af møderne så de indgår i et effektivt beslutningsflow uden unødigt tab af værdifuld tid.
Bring de optimerede arbejdsgange til live i organisationen
Når arbejdsgangene er beskrevet med tydelige roller, effektive værktøjer og der er etableret et effektivt mødeflow, handler det om at få bragt de optimerede arbejdsgange til live i organisationen, så arbejdet ikke blot står og samler støv i et ringbind eller havner i en fjern mappe på fællesdrevet.
Her kan et effektivt projekt- og processtyringsværktøj være til stor gavn, idet det på dynamisk vis
- skaber fælles overblik over jeres projekter og fremdriften i dem
- faciliterer processerne
- sikrer at alle har adgang til relevante og opdaterede dokumenter når og hvor de har brug for dem
- faciliterer kommunikationen i forbindelse med processerne
Der findes utallige web-baserede projekt- og processtyringsværktøjer at vælge imellem, men en afgørende succesfaktor ved valg af løsning er, at den enkelte medarbejder oplever at det er let at arbejde. Det vil sige at det skal være:
- overskueligt
- fleksibelt
- let at forstå
- i stand til at automatisere trivielle rutiner
Brugervenligheden har stor betydning for dels hvor hurtigt medarbejderne føler sig trygge med at bruge værktøjet og dels at de ikke opgiver og falder tilbage i de gamle vaner og rutiner.
Udbyttet
Det giver som nævnt indledningsvist god mening at investere tid og ressourcer i at skabe klarhed og struktur i virksomhedens arbejdsgange. Nogle af de væsentligste gevinster er:
- Større produktivitet – pga færre fejl og mindre spildtid
- Bedre samarbejde – pga bedre forståelse for helheden og mindre silotænkning
- Fastholdelse og deling af den kollektive viden – erfaringer og best-practice integreres løbende i arbejdsgangene og de tilhørende værktøjer og forsvinder dermed ikke med medarbejdere der forlader virksomheden
- Kortere startbane for nye medarbejdere – da de i princippet får en færdig drejebog for hvordan de skal udføre deres opgaver
- Bedre bundlinie – da mindre tid går til at afvikle opgaver og mere tid kan bruges på at udvikle forretningen og I opnår en mere omkostningseffektiv eksekvering af jeres processer
- Større arbejdsglæde – da jeres medarbejdere vil opleve at de er en del af en velsmurt og produktiv organisation
…med andre ord – tågen er lettet!
Rolf Bonde Petersen – CEO & Co-founder – effectlauncher
Kilde: Analyse af danske dagligvareleverandørers go-to-market processer, november 13 foretaget af DLF, CBS og effectlauncher
