Forskning i hjemmearbejde: Digitalisering skaber tillid til medarbejdere under COVID-19

Var I Corona-parate, da Danmark lukkede ned i marts?

En rapport fra Copenhagen Business School og Københavns Universitet slår fast, at digitalisering har været en afgørende faktor for virksomhedens evne til at lede sig rundt om udfordringerne på afstand. For selvom aftalte opgaver generelt løses hurtigere hjemmefra, går overblik og samarbejde tabt, som følge af COVID-19. 

Derfor bør arbejdsgange strømlines og gøres transparante – specielt når man arbejder på tværs af grænser.

Af Heine Olsen

Et forskningsteam med Innovationsfonden i ryggen fik pludselig travlt, da Danmark lukkede ned på 14 dage, da Corona begyndte at sprede sig. På kort tid er de lykkes med at gøre status på den danske ledelse under nedlukningen af samfundet. 

Rapporten bygger på interviews af ledere fra 13 private virksomheder, tre kommuner og to statslige organisationer.

Til mange lederes overraskelse har hjemmearbejde under COVID-nedlukningen ikke ført til lavere produktivitet. Studiet viser nemlig, at de ansatte får mere fra hånden på kortere tid derhjemme, end i de åbne kontorlandskaber.

Alligevel kommer mange virksomheder til kort, fordi personale- og projektledelse fra den ene dag til den anden foregår på distancen. 

Selvom studiet viser, at etablerede opgaver bliver løst hurtigere, er projekter på tværs af afdelinger, de interne overblik og central styring af arbejdsgangene langt sværere at håndtere, som leder, når alle arbejder hver for sig, fremgår det.

Rapporten kan tilgås her

 

Faste og frie rammer til medarbejdere

Organiseringen af arbejde og ejerskab på projekter peger lederne på, som en vigtig faktor, når det kommer til uddelegering af opgaver til medarbejdere på distancen. Når mellemledere og medarbejdere får givet klare rammer fra direktionen, løses opgaverne simpelthen mere problemfrit, ifølge forskerne. 

Samtidig er det afgørende, at denne medarbejdergruppe har frihed til at løse opgaverne på deres egen måde ud fra de konkrete rammer, der er blevet fremsat.

Denne tendens kalder forskerne for central decentralisering, fordi de overordnede arbejdsgange fastsættes centralt i topledelsen, mens opgaver håndteres bedst på projekt-niveau, når de håndteres forskelligt på tværs af f.eks. afdelinger og personalegrupper.

I rapporten understreger man, at central decentralisering virker, fordi det er et klart udtryk for tillid fra ledelsen til medarbejderne. 

I en digital sammenhæng er det altså vigtigt, at finde en workflow-løsning, der kan facilitere en strømlinet struktur af arbejdsgangene på et overordnet niveau, men som samtidig giver plads til forskeligartede og gennemskuelige processer i afdelingerne.

 

Gennemsigtighed på tværs af projekt-hierarki

I effectlauncher har man mulighed for at definere standardiserede skabeloner for arbejdsgange, processer og projektforløb. 

I praksis betyder det, at man kan standardisere overordnede krav til hvilken dokumentation, personale-tilknytning og ansvarsområder, der skal indgå i en arbejdsopgave  for at et projekt kan sendes til godkendelse og ultimativt kan sættes i gang.

Det betyder også, at der er fastlagt en gennemskuelig kommunikationsvej omkring opgaveløsning på tværs af hele virksomheden — også på tværs af markeder og landegrænser. Det giver en tydelig systematik i informationsflowet fra projektansvarlig til projektdeltager eller fra driftmedarbejder til mellemleder og direktion uafhængigt af tid og sted.

Effectlauncher har en indbygget sign-off funktion, hvor projektdeltagerne færdigmelder og igangsætter deres opgaver. Opgaverne kan tilgås fra medarbejderens personlige dashboard, hvor der hele tiden er opdateret overblik i real-time over opgaver, der er i gang, på vej eller forsinkede.

Projektdeltagerne modtager ligeledes dagligt en mail med en personlig oversigt over opgaver, der kan tilgås direkte fra mailen gennem links. Det giver medarbejderen konkret mulighed for at prioritere sine indsatser og ajourføre deltagere på kortere tid og ved egen hånd.

 

Vidensdeling mellem kolleger

I effectlauncher kan projektejere og andre tilknyttede ansatte desuden tilføje projektdokumenter til udfyldning, dokumentation og kommentarer direkte på projektet eller opgaven. Overblikket hjælpes på vej ved, at hvert enkelt projekt har sit eget bibliotek med al kommunikation, der er foregået i det relevante projekt med filer og dialoger.      

Ifølge rapporten er det nemlig vidensdelingen der fældes af Coronavirus. Forskerne peger på, at den naturlige sparring, informationsdeling og sociale pingpong, der foregår på kontoret, motiverer mange medarbejdere. Når muligheden for at opsøge en kollega fysisk forsvinder, går incitamentet til at dele sine tanker ofte også tabt i Coronatiden.

Lederne understreger desuden, at den sociale kontaktflade mellem leder og medarbejder har stor betydning for deres indbyrdes samarbejde, når man arbejder hjemmefra. Det understreger, at virksomhedskultur, -struktur og andre sociale faktorer på arbejdspladsen betyder noget for, hvordan man benytter sig af digitale ressourcer derhjemme.

Netop derfor tager effectlaunchers eksperter temperaturen på virksomhedskulturen inden der implementeres konkrete teknologier på arbejdspladsen — IT-løsningen skal nemlig matche de ansattes forudsætninger og parathed. 

Projektoverbikket halter, når arbejdspladsen ikke har haft mulighed for at forberede sig digitalt på Coronaens indtog, siger lederne.

 Digitalisér eksportopgaver og -samarbejde

Med effectlauncher har du også muligheden for at styre din produktlancering på tværs af geografier og markeder. Ved at opsætte processer for markedslanceringer sikrer systemet at de ansvarlige for de kommercielle organisationer hele tiden har et klart overblik over hvordan det går med lanceringerne i markederne. 

Typiske opgaver er markedstilpasning af lanceringsmaterialer, produkttilpasninger og aftaler om lanceringsplaner i et nyt marked. Dermed kan effectlauncher bidrage til at du når i mål med dine eksportstrategier og ambitioner.

Som Saas-løsning tilgås effectlauncher fra en browser. Det gør det enkelt at on-boarde eksempelvis datterselskaber, distributører eller forhandlere i systemet, så den kommercielle leder via systemet hele tiden har et opdateret overblik over eksport-opstarten og produktlanceringen i markedet — også når det foregår på distancen.

 

Større kontrol over Corona-learnings

Ifølge rapporten blomstrede medarbejderes kreativitet, mens de arbejdede hjemme. Det mener forskerne kan skyldes, at alle rammer blev udfordrede og at man var tvungen til at finde nye løsninger. Det har desuden resulteret i en højere arbejdsglæde blandt medarbejdere, fremgår det.

Derfor er det også både spændende og vigtigt fra et ressource-perspektiv, hvilke digitale løsninger virksomhedens ansatte har og får adgang til i fremtiden — og hvem, der kommer til at præge beslutningen. Med effectlauncher giver man nemlig hele organisationen en stemme.

Idébanken i effectlauncher gør nemlig at alle afdelingers ansatte har mulighed for at formulere og kvalificere idéer til udvikling og innovation — og sende dem til relevante ledere i organisationen. 

Men i lyset af Corona er det også en lavthængende frugt, at give flere medarbejdere mandat til at dele deres erfaringer med og behov for online værktøjer. Rapporten vidner nemlig om, at digitalisering, nu mere end nogensinde, er en tværorganisatorisk sag, der involverer både HR, IT og marketing.

Særligt for SMV’er kan tabte digitale opportunities betyde, at man må afskedige medarbejdere, skære udviklingsprojekter fra eller bruge unødige ressourcer, fordi man ikke letter samarbejdet på tværs af interne fagområder i virksomheden. 

Med effectlauncher kan du i højere grad udnytte den forkortede completion time, større arbejdsglæde og øgende kreativitet blandt medarbejderne, der sidder hjemme – uanset om det gælder eksportopgaver eller andre forretninger. De ansatte er nemlig også blevet mere åbne over for digitalisering, som en naturlig konsekvens af COVID-19.

Rapporten fra CBS og KU er en del af et større forskningsprojekt af tre dele. Det fulde projekt forventes færdigt i slut-oktober 2020.